A causa delle pressioni economiche, dell'aumento dell'inflazione e della costante evoluzione delle condizioni di mercato, le aziende di diversi settori stanno tagliando sempre più i costi. Ciò comporta spesso la riduzione dei ruoli e minore consolidamento delle responsabilità, cosa che crea un ambiente stressante in cui si è obbligati a ottenere di più con meno risorse. Inoltre, i dipendenti sono costretti ad acquisire rapidamente nuove competenze e a svolgere mansioni aggiuntive, una minaccia per la produttività e il morale. Per affrontare efficacemente queste sfide, le organizzazioni devono ottimizzare e standardizzare le loro strutture di formazione per preparare meglio i dipendenti al successo. È molto più facile a dirsi che a farsi, ma ci sono alcuni passi che si possono compiere per avviare questa operazione.
Catalogare e organizzare le aree di formazione chiave
Identificare le aree che richiedono una formazione di tipo formale è fondamentale per standardizzare il regime di formazione di un'organizzazione. Anche se non è necessario che ci sia una formazione per ogni attività, i dipendenti dovrebbero seguire costantemente determinate procedure per garantire l'accuratezza e l'uniformità in tutta l'organizzazione. Queste aree di formazione chiave includono di solito la formazione sui processi, la formazione specifica sul lavoro e la formazione sui software. Costruire un quadro formativo coeso attorno a queste categorie può evitare che le organizzazioni trascurino argomenti importanti che potrebbero generare confusione in un secondo momento.
La formazione sui processi comporta l'introduzione ai processi chiave, come le buste paga, la rilevazione delle presenze e gli strumenti di comunicazione interna. Questo tipo di formazione è importante per aiutare tutti i dipendenti ad apprendere ed eseguire in modo efficiente le procedure aziendali, promuovendo così la coerenza e l'eccellenza operativa. Sebbene questo tipo di formazione sia tipicamente associato ai nuovi assunti durante l'onboarding, può essere utile per tutti, anche solo come ripasso.
La formazione specifica per il lavoro è un tipo di formazione comune nelle organizzazioni e aiuta le persone a sviluppare le competenze e le conoscenze fondamentali per il loro ruolo. Indipendentemente dal fatto che i dipendenti siano dei veterani, neolaureati o che stiano passando a un altro reparto, questo tipo di training può aiutare ad allinearsi con gli obiettivi dell'organizzazione e a promuovere la fiducia nelle proprie capacità.
La formazione sul software fornisce ai dipendenti le competenze necessarie per utilizzare in modo efficace strumenti e tecnologie essenziali. Questa formazione non deve essere necessariamente a sé stante, ma può essere integrata sia in quella focalizzata sui processi, che in quella specifica sul lavoro. Dovrebbe riguardare l'introduzione agli strumenti di comunicazione per gli ambienti di lavoro remoto o ibrido, nonché i software di uso quotidiano. Questa formazione può essere particolarmente importante durante i tagli di bilancio, quando il consolidamento dei software è comune. Per esempio, è facile che le aziende dimentichino quanto possa essere impegnativo imparare un nuovo software di reporting. Sottovalutare la difficoltà legata alla transizione da un software a un altro può creare problemi che potrebbero richiedere settimane per essere risolti.
Organizzando sistematicamente questi tipi di formazione e identificando ciò che è necessario per lavorare in modo proficuo, le organizzazioni possono creare un quadro di sviluppo completo che supporta la crescita degli impiegati e migliora la produttività complessiva.
Dare agli SME la possibilità di diventare formatori efficaci
Una formazione efficace si basa su insegnanti efficaci. Sebbene le organizzazioni spesso apprezzino gli esperti di materia (Subject Matter Experts - SME) per le loro competenze, non tutti eccellono nella formazione. Spetta all'azienda dotarli delle competenze necessarie per avere successo.
Fornire agli SME sia gli strumenti che le indicazioni per creare materiali formativi d'impatto può migliorare l'esperienza di insegnamento e apprendimento. La formazione standardizzata deve essere progettata con cura, perché sarà utilizzata da tutti i dipendenti e potrebbe essere tramandata. L'accuratezza dei contenuti è importante, ma non significa che l'erogazione debba essere difficile da comprendere. Incoraggiando gli esperti a usare un linguaggio chiaro e accessibile e a evitare il gergo del settore, si può garantire che i materiali formativi siano comprensibili per tutti i partecipanti, indipendentemente dal loro background e che i contenuti possano essere facilmente adattati e compresi nei vari settori dell'organizzazione.
Quando insegnate agli SME il modo corretto di sviluppare i contenuti formativi, non dimenticate di considerare la loro prospettiva. Molti di loro potrebbero pensare di dover formare qualcuno che potrebbe sostituirli di lì a breve. Comunicare lo scopo e i vantaggi di un programma di formazione standardizzato può aiutare a dissipare queste preoccupazioni. Quando gli esperti capiscono che la formazione standardizzata è progettata per migliorare l'efficienza generale dell'organizzazione e garantire un passaggio coerente delle conoscenze, possono avere una visione migliore e più positiva dell'iniziativa. Trasformando gli esperti in materia in formatori efficaci, le organizzazioni possono ampliare la loro base di conoscenze e sostenere la crescita e lo sviluppo personale dei lavoratori.
Creare materiali formativi efficaci con i video
È anche importante rendere accessibili i materiali formativi, soddisfacendo le diverse preferenze di apprendimento, tra cui quelle visive e uditive. L'uso di video per supportare il fulcro del programma di formazione di un'azienda può aiutare a soddisfare molte preferenze e può essere facilmente accessibile online, tutto l'anno.
Ad esempio, è possibile creare un video educativo per aiutare i nuovi dipendenti a districarsi nelle iscrizioni ai corsi. Un'organizzazione può produrre una piccola serie di video per comunicare le informazioni essenziali sui benefit per i dipendenti, nonché le scadenze importanti e le eventuali modifiche ai premi dell'assicurazione medica. Un ulteriore video tutorial potrebbe istruire gli impiegati su come navigare nel sistema aziendale per iscriversi ai benefit. L'utilizzo del modello video può consentire ai dipendenti di accedere ai materiali secondo i propri ritmi.
L'impiego di video per la formazione può anche consentire alle aziende di sfruttare la potenza dell'intelligenza artificiale (IA) per risparmiare tempo e scalare facilmente i programmi di formazione. L'intelligenza artificiale può tradurre i contenuti formativi in più lingue per localizzarli in regioni specifiche. Inoltre, l'uso di avatar basati sull'intelligenza artificiale nei materiali di formazione potrebbe consentire alle aziende di fornire il maggiore coinvolgimento dei video picture-in-picture (PIP) ed evitare di sostituire i narratori quando questi lasciano l'azienda per esplorare nuove opportunità.
Affidarsi esclusivamente ai video potrebbe non rispondere pienamente alle esigenze di ogni individuo o compito. L'implementazione di un modello di apprendimento capovolto (flipped learning), in cui i dipendenti esaminano prima i materiali video in modo indipendente e poi utilizzano le sessioni in presenza per le domande e la pratica, può creare opportunità per soddisfare ulteriori esigenze. Quando si tratta di formazione con osservazione dei processi o di job shadowing, questo metodo può consentire ai dipendenti di arrivare alle sessioni in presenza già con conoscenze fondamentali.
Ulteriori suggerimenti per una formazione efficace
Un elemento dei programmi di formazione che spesso viene dato per scontato è che tutti i dipendenti attendano con ansia la formazione. Anche se questo sarebbe l'ideale, è improbabile che sia così. Dato che l'entusiasmo dei dipendenti può variare, le organizzazioni dovrebbero implementare strategie per incoraggiarne il coinvolgimento nei programmi di formazione. Ad esempio, la creazione di incentivi o la creazione di barriere, come la limitazione dell'accesso a determinate funzioni fino al completamento della formazione, possono motivare i dipendenti a soddisfare i requisiti di formazione.
La formazione non deve essere vista come un evento unico, piuttosto come una risorsa continua. Per supportare l'apprendimento continuo, i materiali formativi devono essere facilmente accessibili per riferimenti futuri. Archiviate tutti i contenuti della formazione in un luogo centralizzato, come una biblioteca di apprendimento, in modo che i dipendenti possano accedere facilmente ai materiali e rivederli quando necessario. Questo può aiutare le organizzazioni a rafforzare l'importanza del programma di formazione e a sostenere un miglioramento continuo delle prestazioni.
Senza strutture di formazione ottimizzate e standardizzate, le organizzazioni possono rischiare di cadere in un modello di formazione reattiva e ad hoc, che porta a inefficienze e prestazioni inconsistenti. Per garantire il successo a lungo termine, sono essenziali una pianificazione proattiva e un'esecuzione efficace delle strategie di formazione. Stabilendo strutture di formazione ben definite e coerenti, le organizzazioni possono aumentare l'efficienza, migliorare le prestazioni e ottenere un maggiore successo complessivo.
Traduzione autorizzata tratta dal post originale di “Training Industry”.
Il post originale è disponibile qui.
