Consigli di sopravvivenza allo "scope creep" per instructional designer

Non importa se sei un instructional designer alle prime armi o un veterano, avrai già sperimentato lo “scope creep”: vale a dire la "la crescita incontrollata del perimetro o requisiti di un progetto" (fonte) ovvero "la tendenza a far slittare l’ambito a fronte di continue richieste di modifica dovute ad una ambigua definizione dei deliverables e/o dei loro requisiti" (fonte). Come la maggior parte di noi, probabilmente anche tu hai lasciato che un lo scope creep entrasse nel progetto. Christopher Butler dice quanto segue a riguardo: "è il tipo di cosa che si accumula così lentamente e sottilmente che non ci si rende conto che sta succedendo fino a quando è troppo tardi, come quando hai già promesso o, peggio, quando lo hai già costruito." (Butler, 2012).  Lo "scope creep" può facilmente distruggere un altro "progetto ben definito", perché sconvolge l'equilibrio del triangolo di gestione del progetto.

Lo "scope creep" è generalmente visto come qualcosa che il project manager controlla, ma quali responsabilità gli instructional designer devono tenere sotto controllo? (Capita spesso che noi, gli instructional designer, portiamo nel progetto lo scope creep, e non è colpa dei project manager). Allora, che cosa possiamo fare, come instructional designer, per evitare che si insinui nei nostri progetti? Qui ci sono dei suggerimenti che ho trovato in alcuni articoli online di instructional design che possono essere d’aiuto (Butler, 2012; Doll, 2001):

Assicurati di approfondire l'ambito del progetto nella sua interezza durante le fasi di analisi e design prima di intraprendere la fase di sviluppo. Ciò elimina la necessità di aggiungere caratteristiche e/o aggiornamenti inaspettati al progetto. Concentrarsi quindi prima sugli obiettivi del progetto prima di intraprendere la fase di sviluppo. Questo ti aiuta a utilizzare al meglio le fasi di analisi e design del progetto e prevedere le attività e le risorse che saranno necessarie prima ancora di iniziare a svilupparlo.

Questo può essere molto difficile da evitare. Se si stanno semplicemente accettando tutte le richieste del cliente durante la progettazione e lo sviluppo, si può facilmente perdere il controllo dell'ambito del progetto. Il tuo ruolo come un instructional designer è quello di guidare e indirizzare il cliente ad aiutarlo nella realizzazione del contenuto entro i limiti stabiliti proprio all'inizio del progetto. Ho scoperto che quando ho assecondato le richieste del cliente riguardo gli aggiornamenti, l'ambito del progetto è sempre aumentato. Tuttavia, quando ho creato in anticipo un rapporto di fiducia con il cliente e ho impostato la mia figura come l'esperto di progettazione, sono stato più in grado di consultarmi con il cliente circa le modifiche proposte e fare le mie raccomandazioni per gli aggiornamenti in base all'ambito.

Essere in grado di lasciar andare il progetto.

Bisogna essere in grado di lasciar andare il progetto dopo che lo hai realizzato. È facile da giustificare il voler fare alcuni "ritocchi finali" o alcuni "aggiornamenti" al progetto dopo averlo visto più pienamente sviluppato, ma questo porta allo scope creep. Un mio ex project manager predisponeva un incontro con la squadra alla fine dell'analisi e della progettazione per assicurarsi che tutti erano pronti a "lasciar andare" il lavoro per passare alla fase successiva. Questa transizione di collaborazione è stata molto utile per me come instructional designer.

Seguendo questi tre approcci suggeriti per gli instructional designer, saremo in grado di ridurre al minimo lo scope creep che entra nei nostri progetti.