Come evitare, in modo intelligente, i test di conformità nell'E-learning

Ogni due anni faccio revisionare la mia auto. L'obiettivo del test è certificare che la mia auto soddisfa specifici standard di sicurezza. Se l'auto passa il test potrà continuare a circolare. Se, tuttavia non lo supera, dovrò sottoporre la mia auto a ulteriori di test (e forse riparazioni) per raggiungere lo standard richiesto dalla certificazione. Tutto questo richiede del tempo… 

 Mentre ero in attesa, mi è venuto in mente che spesso chiamiamo “e-learning” un processo simile alla revisione. In questo caso, lo scopo del corso non è quello di imparare ma quello di dimostrare ciò che già conosciamo. Se non superiamo la certificazione, quindi, proprio come l'auto, dobbiamo seguire una procedura di “riparazione”.

Quando lavoravo per un’azienda nell’ambito sanitario, ho sviluppato molta formazione di quel genere. In realtà non stavamo davvero formando il personale poiché i discenti conoscevano già l'argomento. Il nostro scopo era certificare le loro conoscenze.

Ci sono molti settori che richiedono un aggiornamento annuale o test di certificazione che hanno poco a che fare con l'apprendimento. In questi casi, l'obiettivo non è tanto quello di insegnare nuove abilità ma certificare le conoscenze esistenti. Naturalmente, quando una persona non supera la certificazione, si manifesta la necessità di ricorrere ad un’azione formativa mirata.

Stare seduti in attesa non è molto produttivo. Lo stesso si può dire per quelle persone che hanno già competenze consolidate e che devono certificarle seguendo un “corso elearning”. La situazione ideale è creare un ambiente per valutare le abilità della persona e quindi indirizzarlo in base ai risultati.

Se la persona è in grado di dimostrare le capacità e le conoscenze fai in modo che proceda velocemente fino al punto del corso in cui potrà certificale, in modo che possa tornare rapidamente alle sue funzioni. Se invece non è in grado di dimostrare le competenze e le conoscenze, predisponi un percorso per approfondirle e quindi rivalutarle in seguito.

Formazione sulla conformità: un esempio reale

Di recente ho parlato con un collega che lavora per un grande istituto finanziario. Nella sua azienda sono previsti molti programmi di formazione annuale e di certificazione. Il problema in cui si è imbattuto nei suoi corsi è che molti dei dipendenti conoscevano già le informazioni, ma l’azienda ha preteso comunque che i discenti facessero l'intero corso prima di poter essere testati e certificati.

Questa è stata una grande fonte di frustrazione per i dipendenti di quell’azienda. Inoltre, la maggior parte dei corsi ha richiesto dai 30 ai 60 minuti per essere completata e ogni dipendente ha dovuto seguirne più di uno nel corso dell'anno.

Valutiamo questo da un punto di vista finanziario. L'azienda ha oltre 30.000 dipendenti. Approssimativamente saranno 30.000 ore a $ 50 l'ora sono $ 1.500.000... per un corso! Sono molti soldi e una ingente perdita di produttività.

Sicuramente ci sarà stato un approccio più efficiente per soddisfare i requisiti normativi e far ottenere la certificazione dei dipendenti. Dopo un’analisi attenta, ecco cosa ha fatto il team per creare un processo di certificazione elearning più efficiente.

• Hanno contattato il loro dipartimento legale per comprendere meglio i reali requisiti legali e il processo di certificazione.
• Hanno scoperto che in molti casi non erano legalmente obbligati a tenere un "corso". Invece, dovevano solo documentare che i dipendenti fossero certificati e avevano un certo livello di competenze.
• Con queste nuove informazioni in mano (e la benedizione dell'ufficio legale) hanno cambiato la struttura di molti dei loro corsi consentendo ai dipendenti di testare le informazioni che già conoscevano.

I risultati ottenuti

Hanno scoperto che per competenze più complesse, se avessero offerto un corso che prevede una pre-valutazione, circa il 30% dei loro dipendenti avrebbe potuto saltare la formazione iniziale. Hanno anche scoperto che in alcuni dei loro corsi più semplici di 15-30 minuti, quasi il 70% è stato in grado di saltare il corso e andare direttamente alla certificazione.

Nel nostro settore si parla sempre di ROI e secondo me non c'è modo migliore per dimostrare il tuo valore se non quello di creare un corso più efficiente per certificare i tuoi dipendenti.

Naturalmente, questo approccio non funziona per tutti i settori o per tutti i corsi elearning. Ma è utile a molti. Se nella tua azienda si fa molta formazione sulla normativa, ora potrebbe essere un buon momento per ripensare alla tua strategia elearning. Contatta il tuo ufficio legale e scopri quali sono i requisiti esatti per la certificazione, poi costruisci un corso che li soddisfi.